Herramientas Asistente Virtual ASANA Tutorial
Todo empieza aquí
Esta guía de Asana te ayudará, como asistente virtual, a planificar y gestionar proyectos y tareas de tus clientes de manera estructurada y profesional, utilizando una interfaz sencilla e ideal para pequeñas empresas.
1. Registro y configuración inicial
Cuenta gratuita: Asana es gratuito para equipos de hasta 15 personas, lo cual es perfecto para la mayoría de los asistentes virtuales y sus clientes.
Correo empresarial: Se recomienda registrarse con un correo electrónico corporativo para facilitar las futuras integraciones y la gestión de equipos.
Perfil: Durante el registro, indica tu área de trabajo (por ejemplo, Marketing) para que Asana personalice tu experiencia inicial.
2. Estructura del tablero (Dashboard)
El trabajo en Asana se organiza en tres niveles principales:
1. Proyectos: El objetivo general (ej. "Diseño Web").
2. Secciones: Etapas o categorías dentro del proyecto (ej. "Por hacer", "En curso", "Completado").
3. Tareas: Acciones específicas que deben realizarse (ej. "Diseño de logo"). 3. Creación de equipos y proyectos
Equipos como departamentos: Puedes crear equipos que funcionen como departamentos dentro de la organización de tu cliente (ej. Ventas, Marketing) e invitar a miembros específicos mediante su correo electrónico.
Proyectos desde cero o plantillas: Puedes empezar un proyecto en blanco o utilizar una plantilla predeterminada para ahorrar tiempo y entender cómo estructurar el flujo de trabajo.
Privacidad: Decide si el proyecto será público para todo el equipo o privado solo para ti y las personas que invites directamente.
4. Gestión de tareas y subtareas
Añadir tareas: Solo tienes que hacer clic en "Add task" y escribir el nombre. Puedes moverlas fácilmente entre secciones simplemente arrastrándolas.
Detalles de la tarea: Al hacer clic en una tarea, puedes añadir:
Responsables: Asigna quién debe completar la tarea.
Fechas de entrega: Crucial para que nada se pase de plazo.
Subtareas: Si una tarea es muy grande, divídela en pasos más pequeños. Adjuntos: Sube archivos desde tu computadora, Google Drive, Dropbox u OneDrive.
5. Vistas y Visualización
Puedes cambiar la forma en que ves el proyecto en cualquier momento según lo que te resulte más cómodo:
Lista: Ideal para quienes prefieren una estructura de texto organizada. Tablero (Board): Una vista visual estilo Kanban (similar a Trello).
Calendario: Excelente para visualizar plazos y fechas límite en una línea de tiempo mensual.
6. Comunicación y Seguimiento
Comentarios: Dentro de cada tarea, puedes dejar preguntas, actualizaciones o notas. Esto mantiene la conversación vinculada directamente al trabajo realizado. Mis Tareas (My Tasks): Como asistente virtual, esta sección es vital, ya que te muestra en un solo lugar todas las tareas que tienes asignadas en los diferentes proyectos de tu cliente.
Notificaciones: Recibirás avisos cuando se te asigne una tarea o cuando alguien comente en una tarea en la que estás colaborando.
Asana combina la sencillez de una lista de tareas con la potencia de una herramienta de gestión visual, lo que te permitirá llevar el control total de las operaciones de tus clientes